Postup při poskytnutí stravného při zahraničních pracovních cestách v jiné cizí měně než stanoví vyhláška

Od 1.1.2002 nabyla účinnosti vyhláška Ministerstva financí č. 444/2001, která stanoví základní sazby stravného, které náleží zaměstnancům při zahraničních pracovních cestách (uveřejněna v čísle 12/2001 FZ). Sazby jsou pro všechny evropské státy stanoveny v eurech (s výjimkou Slovenska, kde jsou uvedeny slovenské koruny) a pro ostatní státy světa v amerických dolarech.

Tato úprava vychází ze skutečnosti, že zaměstnavatel je povinen vybavit svého zaměstnance na zahraniční pracovní cestu stravným v měně uvedené ve vyhlášce, pokud nejsou splněny dvě zákonné podmínky (viz níže). Bylo proto třeba ve vyhlášce uvést pouze ty cizí měny, které lze zcela běžně nakoupit v tuzemských bankách nebo v mimobankovních směnárnách (a to i menších lokalitách), aby tak nevznikaly zaměstnavateli těžkosti při vybavování pracovníků zálohami na stravné při zahraničních pracovních cestách, pokud by zaměstnanec trval na vyplacení měny uvedené ve vyhlášce. Z uvedeného důvodu jsou ve vyhlášce stanoveny pouze tři výše zmíněné měny, které by zřejmě měly splňovat tento požadavek.

V této souvislosti se vyskytly dotazy, zda je možné poskytnout zaměstnanci stravné také v jiné cizí měně, než stanoví vyhláška, a jak je třeba v těchto případech postupovat?

Zákon umožňuje poskytnout zaměstnanci zálohu na stravné i v jiné cizí měně, než stanoví vyhláška, ovšem za předpokladu, že se tak zaměstnavatel se zaměstnancem dohodne, a pokud je zároveň tato měna uvedena v kurzech devizového trhu, které vyhlašuje Česká národní banka (§ 21 odst. 2 třetí věta zákona č. 119/1992 Sb., o cestovních náhradách, ve znění pozdějších předpisů - dále jen "zákon"). Jediným důvodem pro stanovení tohoto přepočtu je možnost snadného zjištění aktuálních kurzových poměrů mezi konkrétními měnami z oficiálního zdroje.

Podle zákona je pro přepočet nároku zaměstnance třeba použít "kurz platný v den určení zálohy" (§ 21 odst. 2 poslední věta zákona). Protože se k tomuto ustanovení vyskytují různé zavádějící interpretace, uvádíme, že je nezbytné vycházet z aktuálních kurzů platných, pokud možno, těsně před odjezdem zaměstnance na zahraniční pracovní cestu. Jenom za tohoto předpokladu bude zajištěno, že nárok zaměstnance na stravné stanovený vyhláškou Ministerstva financí nebude změněn v důsledku kursových pohybů.

Proto je třeba "dnem určení zálohy" rozumět

1. optimálně den, kdy je záloha na zahraniční pracovní cestu zaměstnanci fakticky poskytnuta, tzn. s konečnou platností určena, k čemuž zpravidla dochází krátce před jeho vycestováním do zahraničí nebo i v den jeho odjezdu do zahraničí, popř. den předchozí, neboť kurz platný pro konkrétní den vyhlašuje ČNB nově až v odpoledních hodinách příslušného dne;
2. nebo den, kdy se zaměstnavatel se zaměstnancem konkrétně dohodne na poskytnutí jiné cizí měny, než uvádí vyhláška, a zároveň zjistí (tzn. určí) odpovídající výši částky v této náhradní měně.

V praxi se zpravidla až bezprostředně před poskytnutím zálohy zaměstnavatel se zaměstnancem teprve dohodne na vyplacení jiné měny než v jaké mu náleží stravné podle vyhlášky. Důvodem je například skutečnost, že zaměstnavatel má aktuálně k dispozici měnu platnou v příslušném státě, do kterého zaměstnance vysílá, nebo mu ji hodlá pro tento účel nakoupit, popř. se mu nepodařilo měnu uvedenou ve vyhlášce obstarat, i když k těmto situacích by s ohledem na měny uvedené ve vyhlášce již nemělo docházet.

Za rozhodný naopak nepovažujeme den, kdy byla zahraniční pracovní cesta schválena, neboť k tomu může dojít i dlouho předtím, než se fakticky uskuteční (a tuto podmínku zákon také ani výslovně nestanoví); v praxi se však tento den může v některých případech překrývat s některou výše uvedených možností.

Zaměstnavatel může místo zálohy na zahraniční pracovní cestu dát zaměstnanci k dispozici platební kartu, prostřednictvím které pak v zahraničí čerpá z jeho účtu potřebné finanční prostředky (§ 21 odst. 2 druhá věta zákona). Pokud je v takovém případě veden účet například v eurech a stravné ve vyhlášce je také stanoveno v eurech, doporučujeme, aby nárok zaměstnance na zahraniční stravné nebyl komplikován fiktivními kurzovými přepočty podle kurzovního lístku ČNB (např. mezi eurem a švýcarským frankem), ale aby bylo zaměstnanci umožněno čerpat finanční prostředky na stravné ve výši částky uvedené ve vyhlášce Ministerstva financí (tj. v konkrétním případě u Švýcarska ve výši 50 eur). K tomu poznamenáváme, že případné menší kurzové ztráty způsobené v takových případech v důsledku směny jsou v rámci sazeb zohledněny.

Jinou možností je vyplatit zaměstnanci v hotovosti částku odpovídající jeho nároku na stravné v dohodnuté měně (např. v anglických librách) a ostatní výlohy v zahraničí mu umožnit hradit prostřednictvím platební karty (např. z účtu vedeného v české měně).

Pro úplnost poznamenáváme, že měny uvedené ve vyhlášce Ministerstva financí se týkají pouze stravného při zahraničních pracovních cestách, tzn. že zaměstnavatel může zaměstnanci poskytnout v rámci zálohy na zahraniční pracovní cestu i jiné cizí měny, které nejsou uvedeny ve vyhlášce, ani v kurzovním lístku ČNB, a to podle podmínek konkrétní zahraniční pracovní cesty (§ 21 odst. 2 první věta zákona), tzn. pokud zaměstnanec může tyto finanční prostředky použít na úhradu ubytování a další výdaje s ní spojené.